La première impression véhiculée par le personnel d’accueil lors d’un événement professionnel représente l’image de marque de l’entreprise. Beaucoup l’ont bien compris, considérant qu’une hôtesse d’accueil est une véritable «vitrine» pour l’entreprise. Cela fait partie d’une stratégie commerciale et de communication, notamment pour susciter l’intérêt et fidéliser sa clientèle.

En effet, il s’agit d’un poste clé car ce sont les premiers contacts avec les visiteurs et de ce fait les hôtesses et hôtes sont positionnés à des endroits stratégiques : accueil, entrée, hall, vestiaire, checkout, stand, Pop-Up stores (magasins éphémères)…

Et la mission des hôtesses & hôtes d’accueil ne se limite pas à de la simple figuration, bien au contraire ! Les métiers de l’accueil exigent certaines compétences et aptitudes incontournables.

Pourquoi une hôtesse d’accueil pour vos événements ? Quel est son rôle et ses missions ? et enfin quelles sont les qualités indispensables pour ce poste ?

Pourquoi une hôtesse d’accueil pour vos événements ?

Faire appel à des hôtesses et hôtes professionnels optimise la réussite de votre événement.

Passer par un prestataire spécialisé sera judicieux pour vous libérer du temps et vous consacrer à votre cœur de métier. En effet, organiser son événement professionnel est une tâche très chronophage, alors si vous avez la possibilité de vous libérer des contraintes liées aux recrutement ce sera déjà un poids en moins !

De plus, vous aurez la garantie d’avoir du personnel de qualité ! Vous véhiculerez ainsi l’image d’une entreprise professionnelle qui prend soin de ses clients/prospects.

Un autre avantage et non des moindres d’externaliser ses prestations d’accueil, est de pouvoir profiter pleinement de son événement et de ses invités, ce qui n’est pas forcément le cas si vous mettez du personnel en interne que vous devez superviser : une tranquillité d’esprit non négligeable !

Les occasions sont multiples de faire appel à des hôtes d’accueil : foires, salons, inaugurations, lancement d’un nouveau produit ou service, journées portes ouvertes, concours, anniversaire, remises de prix…

Les missions d’une hôtesse d’accueil

L’hôtesse d’accueil doit être polyvalente, ses missions sont diverses et variées et même élargies depuis la crise sanitaire:

  • Accueil de vos clients ou de vos invités
  • Informations / renseignements
  • Orientation
  • Gestion de vestiaires
  • Contrôle des invitations, remise de badges
  • Pointage de listing, placement en salle
  • Remise de goodies bags ou brochures
  • Services chauffeur et voituriers
  • Service à table

et depuis la crise sanitaire, l’hôtesse d’accueil s’est vue attribuée des missions complémentaires :

  • CovidCheck
  • Maintien de la distanciation physique
  • La désinfection des mains
  • Distribution de masques
  • Informations mesures sanitaires

Les qualités d’une hôtesse d’accueil

✔ Une présentation irréprochable : il/elle représente l’image de marque de l’entreprise, à ce titre une présentation impeccable est exigée (maquillage discret, cheveux attachés vers l’arrière, dress code spécifique…)

✔ Courtoisie et diplomatie : même si le visiteur est difficile, il faudra faire preuve de patience et de respect. Encore une fois c’est l’image de l’entreprise qui est en jeu. Dans ce métier il est important d’aimer le contact humain et d’avoir un bon sens relationnel.

✔ Une bonne élocution : être à l’écoute et savoir s’exprimer parfaitement est essentiel dans ce métier pour se faire comprendre et répondre aux besoins des visiteurs du jour… et parler plusieurs langues est primordial au Luxembourg.

✔ Réactive et dynamique : anticiper les besoins et demandes des interlocuteurs, il faut être pro-actif !

✔ Discrétion et fiabilité : dans ce métier il faut savoir jongler entre discrétion (comportement et présentation physique) et disponibilité. Faire preuve de sang-froid en toutes circonstances!

Le choix du prestataire : un choix crucial !

Nous avons vu précédemment qu’externaliser son accueil peut être un choix judicieux. En effet, le rôle de votre prestataire sera de vous accompagner et de vous conseiller à chaque étape de l’organisation de vos projets. Demandez lui simplement son « process »…

Ci-dessous une petite check-list des « bonnes pratiques »:

  • Un interlocuteur unique qui saura s’adapter et répondre à vos besoins
  • Un accompagnement personnalisé avec une offre sur-mesure pour chacun de vos événements
  • Un recrutement ciblé en misant davantage sur la qualité que la quantité
  • Une formation adaptée des équipes en place (connaissance de l’entreprise et de ses produits/services et de l’objectif de l’événement)
  • Une encadrement terrain pour anticiper les imprévus et aléas et être à l’écoute des besoins clients
  • Un suivi de votre projet depuis votre demande jusqu’au débriefing.

Avant chaque mission ou événement public, un briefing devra être réalisé avec les équipes :

  • Rappel du rôle de chacun
  • Dress code : tenues et matériel à l’effigie de votre entreprise ou de l’événement pour une meilleure identification
  • Repérage des locaux, de l’environnement pour se familiariser avec les sens de circulation.

Voilà, vous savez maintenant quels sont les avantages d’externaliser son accueil pour vos événements : image de marque, professionnalisme, gain de temps, tranquillité d’esprit et maîtrise des coûts.

Et si vous avez besoin d’un professionnel pour vous accompagner, faites-nous signe.